Thay đổi trụ sở công ty

Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính công ty thế nào cho phù hợp?

Theo Luật Trí Nam để xác định địa chỉ dự kiến đặt trụ sở công ty có phù hợp không khách hàng phải biết các yếu tố có liên quan đến lựa chọn địa chỉ trụ sở chính, cụ thể:

✔ Địa chỉ trụ sở chính là địa điểm công ty đăng ký hoạt động, đăng ký tiếp nhận giao dịch với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước.

✔ Địa chỉ trụ sở chính xác lập thẩm quyền quản lý doanh nghiệp đối với chi cục thuế, chi cục quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp.

✔ Địa chỉ trụ sở chính là nơi Tòa án có thẩm quyền giải quyết yêu cầu khởi kiện từ đối tác đến công ty về các hợp đồng ký kết giữa các bên.

✔ Thông tin địa chỉ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn đỏ, chữ ký số nên việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính có thể phát sinh thêm nhiều thủ tục làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

✔ Về mặt kinh doanh thì địa chỉ trụ sở công ty cũng là một căn cứ xác định phạm vi cung ứng dịch vụ để những khách hàng, đối tác ở gần khu vực này liên hệ.

Tham khảo thêm: đăng ký thương hiệu độc quyền

Quy định về điều kiện cần đáp ứng khi đặt trụ sở công ty

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Còn khái niệm quyền sử dụng hợp pháp được hiểu như sau:

✔ Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.

✔ Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.

Thực tế áp dụng quy định trên sẽ cho doanh nghiệp hiểu lý do vì sao Phòng ĐKKD không cho đặt trụ sở công ty tại tầng trung tâm thương mại các tòa nhà, hoặc cơ quan thuế không chấp nhận cho doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn khi đặt trụ sở chính tại nhà đất chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc chưa có giấy phép xây dựng. Hoặc các công ty sản xuất, gia công hàng hóa đương nhiên không thể đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

✔ Khi chuyển trụ sở công ty sang quận khác, thành phố khác: Phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi thực hiện thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

✔ Thời gian hoàn thành việc thay đổi trụ sở công ty theo quy định là 6 ngày làm việc, trong đó

+ Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: 03 – 05 ngày

+ Thủ tục thay đổi con dấu công ty (Nếu có): 01 ngày

+ Trường hợp có thay đổi trụ sở khác quận, huyện thì thời gian thực hiện thủ tục chốt thuế là: 10 – 15 ngày tùy từng cơ quan quản lý thuế.

✔ Hồ sơ cần cung cấp khi thay đổi trụ sở chính

+ Cung cấp giấy tờ chứng minh địa chỉ mới không phải chung cư, nhà tập thể khi đặt tại Tòa nhà cao tầng.

+ Biên bản họp, quyết định, thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo hướng dẫn tại nghị định 108/2015/NĐ-CP.

Thay đổi địa chỉ công ty có phải hủy dấu công ty cũ không?

Con dấu doanh nghiệp hiện tại đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp chưa hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán. Do đó mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến việc khi thay đổi trụ sở chính công ty có phải hủy dấu? Để trả lời câu hỏi này thì phải dựa vào tình trạng con dấu hiện tại của doanh nghiệp, cụ thể:

✔ Các công ty sử dụng con dấu do công an cấp trước ngày 01/07/2015, hoặc các công ty khắc dấu theo mẫu cũ đều ghi nhận thông tin quận, huyện trên con dấu. Nếu vậy khi thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác sẽ phải thay đổi con dấu doanh nghiệp.

✔ Các công ty khắc dấu theo quy định mới không có thông tin về quận, huyện trên con dấu thì chỉ phải thay đổi con dấu khi doanh nghiệp đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác mà thôi.

Vậy khi thay đổi con dấu công ty, doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục hủy dấu tại công an không? Qua quá trình triển khai dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp tại các tỉnh luật sư thấy rằng: Tất cả các tỉnh đều thống nhất hồ sơ đăng ký thay đổi mẫu dấu gồm có biểu mẫu ban hành theo thông tư 02/2019/TT-BKHĐT; Thêm vào đó chỉ một số các tỉnh như Hưng Yên, Hải Dương,... mới yêu cầu doanh nghiệp nộp kèm giấy xác nhận của công an về việc công ty hủy con dấu hiện tại. Theo nghị định 99/2016/NĐ-CP có quy định doanh nghiệp phải hủy dấu cũ khi thay đổi con dấu, nhưng hủy vào thời gian nào và có phải xuất trình xác nhận hủy dấu khi làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh hay không lại tùy thuộc vào quy trình giải quyết của từng địa phương.

Vướng mắc khi thay đổi trụ sở chính công ty khác quận

Thông thường các doanh nghiệp không gặp khó trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, điểm vướng mắc thường đến từ việc không hiểu rõ quy định pháp luật, cụ thể:

✔ Vướng mắc do trong quá trình từ thời điểm chốt hóa đơn đã sử dụng đến thời điểm hoàn thành thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp không xuất được hóa đơn dẫn đến việc kinh doanh bị đảo lộn;

✔ Vướng mắc về việc không nắm được điều kiện của nhà đất được dùng làm trụ sở chính doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2014 dẫn đến việc khi chốt xong thuế nhưng không hoàn thành được thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh,...

Với công ty luật Trí Nam, mọi vướng mắc của doanh nghiệp đều được luật sư lường trước và tư vấn cho bạn biết nên làm gì và làm như thế nào để việc chuyển trụ sở không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quý khách hàng có yêu cầu báo giá dịch vụ thay đổi trụ sở công ty trọn gói hãy gọi ngay tới số 0934.345.745 để nhận báo giá chi tiết.